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苏州市太仓探索就业人才智慧档案系统建设

2021/3/1 14:10:34 来源:中国企业新闻网

导言:从苏州市人力资源和社会保障局网站获悉,人事档案是每个人形象的“缩影”,关系个人切身利益,是个人最具有保存价值的原始记录。

  从苏州市人力资源和社会保障局网站获悉,人事档案是每个人形象的“缩影”,关系个人切身利益,是个人最具有保存价值的原始记录。而人社人事代理部门作为全市人事档案的保管单位,肩负着重大的责任。太仓人社创新优化档案管理方式,率先打造智慧档案室,通过“互联网+”技术,推进人事档案管理“收、管、存、用”的数字化、信息化、标准化建设,从而更好的为人才服务。

  一是推进档案数字化,实现高效、便捷服务

  目前太仓市已接收个人及单位委托保管的人事档案近10万份,档案种类繁多,查阅、借取、复印、调动频繁,而纸质档案原件的查询利用不便,且易损坏原件。为此,太仓人社开展全库房档案高清扫描,建立档案信息资源总库,涵盖数字化档案数据、电子文件、电子目录、入馆交接数据记录等。档案数字化成效显著:一是档案内容在线查看,档案零损耗,存储零丢失;二是档案位置实时查询,档案库房快速定位;三是规避档案放错柜、材料归错档等,杜绝档案资料在库却无法找到的现象;四是匹配柜台人事代理系统等功能,压缩查档、文件周转等流程,减轻柜台服务工作量;五是应档案资源社会利用需求增加的形势,提供便民快捷查询,减少群众等待时间,确保服务满意度。

  二是推进全程信息化,突出智能、安全管控

  通过人事档案数据平台升级,太仓人社实现由仅支持基础信息查询到“收、管、存、用”全业务流程信息化管理的转变,提升人事档案管理颗粒度和覆盖面。尤其是智能分析与安全监管有质的突破:一方面,实现智能盘库和档案流动智能分析。传统档案盘点工程庞大、耗时数月,而智慧档案室采用RFID长距离识别技术自动盘库,快速完成档案盘点。智慧档案室还能对人事档案进出量、流动原因及流入流出地区进行年度、月度综合分析,为就业人才工作开展提供坚实的数据支撑。另一方面,实现全面实时的安全监控布局,保障库房、档案安全。智慧档案室建立了人防、物防、技防“三位一体”的安全防范体系,实时监控库房环境、安防以及消防状态,动态监测档案出入库,对借阅到期未归还和定位错误档案自动预警提醒,确保档案安全。

  三是推进平台标准化,兼顾利用、保密属性

  太仓人社智慧档案室人事档案数据平台坚持标准化建设,根据业务需求设计功能模块,分级授权从严保密。平台基础功能设置收文(录入)、电子档案管理等,业务功能包括人才落户、人才流动、养老保险手册转移、自由职业者办理退休、职称评审、户籍管理、就业鉴证与报到、代理合同、单据转交、个人信息总览、统计报表、档案综合管理等,满足档案管理要求和社会需求。平台使用过程中,注重信息安全和个人隐私保护,对档案查阅人严格审核,根据不同的保密级别,对数字化档案进行查阅、转移、备份等内容分级授权,做到利用和保密不矛盾。

  智慧档案系统建设,既是传统人事档案管理模式迭代升级的创新举措,也是经济社会发展、人才战略叠加等新形势下的必然要求。太仓人社把现代科技融入到人事档案管理建设中,实现我市人才档案存量透明、查阅便捷、监控立体、预警及时、分析智能、功能健全,为就业人才工作提供更大的助力。来源: 苏州市人力资源和社会保障局

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